Muốn tổ chức sự kiện thành công, bạn cần nằm lòng những quy tắc sau!

Vũ Hoàng Thảo Ngọc 23:00 05/07/2019

Festival Lê Hồng Phong, Tuổi Hồng Minh Khai, The Trần Đại Nghĩa Prom,… đều là những event “khủng” made-by-teen. Tổ chức sự kiện ngày càng quen thuộc với học sinh, bất cứ ai cũng có thể xây dựng một event chất lượng nếu được trang bị đầy đủ kiến thức.

Sơ sót? Không còn là nỗi lo bởi chúng ta đã có “Nguyên tắc 8P”!

Không chỉ những bạn vừa làm quen với công việc tổ chức sự kiện, mà ngay cả những “lão làng” đôi khi cũng “xoắn não” với câu hỏi “Làm sao để sự kiện thu hút nhiều người tham gia?”.

Quá trình “thai nghén” một buổi ra mắt nhãn hiệu mới, một đám cưới linh đình, hay thậm chí là một bữa tiệc sinh nhật đều tiêu tốn của ban tổ chức rất nhiều thời gian. Một event chất lượng sẽ phải trải qua rất nhiều bước: Khởi tạo và phát triển ý tưởng, chuẩn bị, chạy công tác truyền thông…

Trong lớp học “Làm sao để tổ chức sự kiện thu hút nhiều người?” thuộc chương trình Thử Thách Kim Cương 2019 do diễn giả Vũ Nguyễn Hà My đứng lớp, teen đã được học về tám chữ “P” để xây dựng một bộ khung vững chắc cho sự kiện. Đó là:

Project - Dự án: Bạn muốn sự kiện của mình bao gồm những hoạt động nào?

People - Nhân sự: Ai là người sẽ cùng bạn xây dựng sự kiện?

Price - Kinh phí: Bạn có bao nhiêu tiền để chi cho việc tổ chức?

Plans - Kế hoạch: Bạn sẽ phân bố thời gian, kinh phí, nhân lực,… như thế nào?

Place - Địa điểm: Bạn dự định tổ chức ở đâu?

Promotion - Khuyến mãi: Người đi sẽ nhận được gì từ chương trình?

Partners - Đối tác: Ai là người sẽ tài trợ cho chương trình của bạn?

Performance - Công năng: Làm sao để gây ấn tượng, thu hút công chúng?

Điều quan trọng của tổ chức sự kiện là người tổ chức phải biết hiểu biết về thương hiệu, đối tượng, khái niệm của sự kiện và xâu chuỗi tất cả mọi thứ.

“Ăn một quả, trả một cục vàng” – Câu chuyện cổ tích của “tổ event”

“Trong truyện cổ của Việt Nam mình thì người ta nói là ‘Ăn một quả, trả một cục vàng’, tức là mình cho một cái gì đấy thì mình phải thu về được. Trong việc tổ chức event cũng đơn giản vậy thôi: Bọn em bỏ ra một phần thì phải lấy lại mười phần”, chị Hà My chia sẻ.

Và “mười phần” ở đây không nhất thiết phải là về doanh thu. Đánh giá mức độ thành công của một sự kiện, teen mình có thể dựa trên ba tiêu chí chính: Doanh thu (sales), Số lượng khách tham dự, Hiệu quả truyền thông (social buzz)

“Định luật vạn vật hấp dẫn”

Hẳn là ai trong số chúng ta cũng đã từng tham gia ít nhất một sự kiện trong đời. Đó có thể là một buổi hội thảo, ký tặng sách, hội chợ… Bạn có thể than thở không ngớt lời: “Đông thế này thì ma nào chịu cho nổi?”, nhưng đã bao giờ, bạn tự hỏi sức hút của những sự kiện này đến từ đâu chưa?

Câu trả lời có thể được tìm thấy trong định luật “vạn vật hấp dẫn” của chị Hà My. Theo đó, công chúng sẽ bị thu hút bởi sự kiện với những yếu tố:

- Sự góp mặt của người nổi tiếng: Sự hiện diện của những ngôi sao, ca sĩ, influencer sẽ khơi gợi lòng hứng khởi tham gia sự kiện của công chúng.

- Tính độc đáo, mới lạ: Gọi dậy tính tò mò của mỗi người. 

- Khuyến mãi: Một cách thức tuyệt vời để “dụ khị” người tham gia.

- Thông điệp sâu sắc: Những sự kiện về những vấn đề xã hội như bảo vệ môi trường, bình đẳng giới, chống bạo lực trẻ em,…  cũng thu hút sự quan tâm từ nhiều phía. 

Đời không như mơ…

Muốn trở thành một Event planner giỏi, trước hết chúng ta phải đập vỡ mộng tưởng rằng tổ chức sự kiện chỉ là một thú vui, rằng mọi người sẽ tự động hưởng ứng sự kiện của bạn.

Với kinh nghiệm hơn 6 năm làm việc tại L’Oreal, chị Hà My chia sẻ “câu chuyện hậu trường” núp trong chiếc bóng những sự kiện “xịn xò” của một nhãn hiệu nổi tiếng: “Thực sự, để làm nên một sự kiện trông nó hào nhoáng, nhìn nó đẹp đẽ trên màn ảnh thì cái đằng sau nó khô khan vậy đó các em. Chứ không có gì hoành tráng như mình vẫn hay nghĩ là cứ phẩy tay thì mọi thứ đâu ra đấy”.